ФНС рекомендует начать использовать УПД — с такой формулировкой новость вышла на сайте налоговой. Также в материале говорится, что электронные форматы документов о передаче товаров и услуг прекращают своё действие.
Некоторые СМИ сделали из этого вывод, что накладные ТОРГ-12 и акты вообще отменяются, и выпустили материалы с соответствующими заголовками. Однако данное утверждение неверно.
«Пользоваться только УПД с 2026 не обязательно», — рассказывает Мария, эксперт из Эльбы (онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО).
Далее приводим прямую речь Марии:
ФНС России рекомендует начать использовать универсальный передаточный документ как основной отгрузочный документ. Это поможет бизнесу плавно перейти на новые правила и перестроить свои бизнес-процессы. Так, с 1 января 2026 года соответствующий приказ ФНС прекращает действие форматов документов о передаче товаров и документооборот по передаче результатов работ и услуг. После чего многие подумали, что привычные накладные Торг 12 и привычные акты с 2026 года нельзя использовать в принципе. Но это не так.
На самом деле эта новость исключительно про электронные форматы актов и накладных, которые изменятся, собственно, со следующего года. Поэтому, если вы работаете с вашими контрагентами исключительно на бумаге, то вы можете обмениваться накладной Торг 12 и актом, и в следующем году никаких ограничений тут нет. Не обязательно заменять эти документы ОПД.
Накладная — это документ, который подтверждает отгрузку товаров. Акт — документ, который подтверждает факт оказания услуги. УПД (универсальный передаточный документ) — это документ, по которому можно провести и отгрузку товара, и оказание услуги. А ещё туда можно включить НДС, то есть он может выполнять роль счёт-фактуры. Чаще всего этими документами можно обмениваться как в электронном виде (в сервисах и типа Диадок), так и в бумажном виде.
Но иногда документами можно обмениваться исключительно в электронном формате, например, когда мы говорим про продажу маркированных товаров. Но давайте договоримся, что в этой статье мы будем говорить про случаи, когда можно обмениваться и электронно, и на бумаге.
Как происходит обмен документами на бумаге? Если мы оказываем услуги, мы как исполнители готовим акты в двух экземплярах. Мы там расписываемся, ставим свои подписи и печать, если есть. И нам нужно, чтобы на этих актах у нас также стояла подпись нашего клиента, да, только тогда это будет считаться подписанным документом.
Форма акта или накладной у нас может быть как рекомендованная, это, например, для накладной Торг 12, так и своё собственное. Главное, чтобы у нас в этом документе были все обязательные реквизиты первичного документа.
Если же мы говорим про электронный обмен документами, то по факту он у нас может выглядеть по-разному. Всё дело в том, что обмениваться мы можем двумя форматами документов: формализованными и неформализованными. Обмен неформализованным документом — это мы с вами, например, взяли накладную, сформировали её по форме Торг 12, скачали её в PDF там из сервиса, где мы это сделали, и отправили контрагенту, подписали её электронной подписью. То есть по факту подписали электронной подписью именно этот PDF-документ или, может быть, какой-то вордовский документ. Это у нас неформализованный формат электронного документа.
Формализованный обмен электронными документами — это у нас обмен документами по факту в формате XML. Не Excel, а XML. Это такой зашифрованный формат документов. То есть по факту, когда мы с вами заходим в наш сервис АДО, мы там этот документ формируем, по факту мы обмениваемся каким-то зашифрованным массивом данных.
И именно вот этот зашифрованный формат документов такой очень точный, очень строгий, именно поэтому он называется формализованным. Форматы этих формализованных документов у нас устанавливает налоговая. То есть буквально есть приказы, в которых она пишет: а вот тут должен быть такой-то символ, такой-то параметр, такой-то идентификатор, там даже схемы есть. То есть тут всё как бы очень строго и регламентировано — ни шага вправо, ни шага влево.
И вот возвращаясь к нашей новости про отмену электронных актов и накладных, заключается она на самом деле в том, что приказы, которые устанавливали их электронную форму, перестают действовать с 2026 года. Вот в этом вся новость…
И, наверное, может показаться, что, ну ладно, эти перестают действовать. Наверное, появляются какие-то другие приказы, которые там что-то новое в них появилось, и вот будет другая у нас электронная форма, точнее формат, правильнее сказать. Но нет, налоговая решила, что она не будет делать для актов и накладных какие-то новые форматы. Она сказала: «Давайте мы их будем формировать по формату универсального передаточного документа, да, то есть именно по электронному формату». И может показаться, да, как же это так, это же вроде как разные документы, но на самом деле у них очень много общего, да? То есть УПД у нас действительно очень универсальный документ, и он вот там под капотом вполне может выполнить все нужные функции, и акта, и накладной. И нам, на самом деле, с вами даже, я вас уверяю, не хочется разбираться, в чём там эта разница.
Нам главное понять, что все эти закорючки и символы, которые у нас по сути лежат внутри формализованного электронного документооборота, с 2026 года в рамках актов и накладных изменятся. И нам-то с вами тут ничего делать не нужно. Это нужно, чтобы наши с вами сервисы всё это изменили. И я вам даже больше скажу, у нас в Эльбе и в Диадоке акты и накладные уже давно… Ну, может, не очень давно, но, по крайней мере, уже в 2025 году точно формируются по формату УПД. То есть нам кажется, что мы с вами формируем акты и накладные, там накладной Торг 12, даже видим их печатную форму, да, как накладной акта. На самом деле под капотом у нас там электронный формат УПД — если быть точным, это формат 5.03 и приказ, который его регламентирует.
В общем-то, в этом и вся новость. И если сказать коротко, то акты и накладные у нас не пропадают ни из бумажного, ни из электронного вида. Просто в электронном виде, именно в формализованном формате, сейчас под капотом будет лежать формат ОПД, а нам как бы с вами и неважно, да? Это не наша забота, так сказать.
Более того, если, например, вы захотите в 2026 году отправить контрагенту накладную по формату Торг 12, а неформализованно, то есть просто взять PDF этой накладной, подгрузить её в какой-нибудь Диадок и отправить с помощью электронной подписи, это всё ещё можно будет сделать, да? То есть это всё ещё у нас якобы старая форма, но так как это у нас уже обмен документами неформализованный, а помним, у нас есть формализованный и неформализованный, тут всё нормально. У нас никаких ограничений нет. Главное — именно формализованные, зашифрованные документы отправлять по новому формату.
Но вот что в Эльбе, что в Диадоке он, как я уже говорила, у нас обновлён и актуален. Так что вообще не переживаем.
