Онлайн-кассы сейчас являются составляющей практически любого бизнеса. Часть предпринимателей обязали начать использовать их ещё в 2017-ом. Недавно завершился последний этап перехода на новую технику и требования были распространены на ИП без наёмных работников.
Как и с любой техникой, при работе с онлайн-кассами могут возникать сложности. Только в данном случае это может непросто застопорить работу, а вызвать вопросы у налоговой и повысить риск получить не самые приятные вести — от предупреждения до приостановки деятельности.
Согласно статистике, владельцы онлайн-касс ищут в поисковиках ответы примерно на одни и те же вопросы. Первую пятёрку занимают следующие темы: активация кассы, проведение кассовых операций, подключение дополнительного оборудования, программные ошибки, учёт товаров.
1. Активация и настройка кассы
Активация онлайн-кассы — дело не пяти минут. 54-ФЗ требует, чтобы:
- касса была зарегистрирована в налоговой;
- подключена к оператору фискальных данных (ОФД);
- оборудование было настроено;
- была оформлена электронная подпись (если регистрация происходит онлайн).
Перед активацией нужно подробно ознакомиться с порядком действий и строго следовать ему. Невнимательность и неправильный порядок действий могут привести к некорректной работе и даже дополнительным расходам. Например, если при регистрации ККТ в ФНС неправильно ввести 20-значный номер фискального накопителя (ФН), придётся покупать новый.
Настройка кассы предполагает следующие шаги:
- внесение информации о магазине, налоговом режиме, сотрудниках и пр.
- ввод параметров, нужных для формирования чека по правилам 54-ФЗ.
Оформление фискальных документов тоже производится по определённым правилам. Очень важно правильно указать все реквизиты для кассовых чеков. Кстати, для некоторых видов деятельности основной перечень чековых параметров расширен.
Например:
- если в продаже находятся маркированные товары — в чеке должен быть код маркировки.
- платёжные агенты должны указывать свои контакты, а также сумму вознаграждения, которое они получают.
- в чеках перевозчиков следует указывать название и номер транспорта.
Далее необходимо внести в кассу номенклатуру товаров и услуг, чтобы в соответствии с законом указывать в чеке для каждой позиции название, количество и цену. Поэтому владельцам бизнеса придётся научиться работать с базой товаров в кассовом аппарате.
Рекомендации: Чтобы не наломать дров и не потратить драгоценное время за выяснение отношений с кассой, я бы рекомендовал московским бизнесменам обращаться за помощью к специалистам. Практически все компании, продающие онлайн-кассы, предлагают услуги по их активации и настройке.
2. Кассовые операции
Итак, активация и настройка кассы прошли успешно. Что дальше?
Законодательством установлены правила кассовой дисциплины, которые должны соблюдаться каждым предпринимателем. Но что это за правила? Какие в них есть тонкости?
Бизнесмены Москвы и области атакуют интернет такими вопросами:
- Как открыть и закрыть смену?
- Как правильно сформировать кассовый чек, если ты обслуживаешь клиентов не в магазине, а, например, в ломбарде или пункте приёма вторсырья?
- Как отправить электронный чек?
- Когда и как оформлять чек коррекции?
- Как проводить возвраты товаров?
Самое лучшее — получить наглядные инструкции от разработчика вашей онлайн-кассы и иметь возможность задавать ему уточняющие вопросы в любое время.
Рекомендации: В идеале у сотрудников под рукой всегда должна быть памятка по основным кассовым операциям, где картинками показано, на какую кнопку нажимать в типовых ситуациях. Например, как сделать отмену или произвести возврат. Пользователям МТС Касс такая инструкция доступна на сайте для скачивания.
3. Подключение дополнительного оборудования
Часто предприниматели не сразу осознают, что одной онлайн-кассы для торговли мало и необходимо дополнительное оборудование. Обычно на старте все стараются сэкономить.
Чаще всего проблемы возникают с эквайрингом. Он требуется для оплаты банковскими картами, которыми, по данным опроса Банка России за 2020 год, расплачиваются 74% покупателей.
Стоимость эквайринга и высокая банковская комиссия смущают начинающих предпринимателей, и они нередко отказываются от его установки в момент активации кассы. Но время диктует своё и позже бизнесмены всё же возвращаются к этому вопросу.
Подвох в том, что в поисках выгодного банка-эквайера предприниматели упускают одну важную деталь: его модель онлайн-кассы может быть совместима далеко не со всем банковским оборудованием. Поиск подходящего предложения и подходящего оборудования может закончиться неудачей.
Второй по популярности подключения — сканер. Он необходим для продажи товаров с маркировкой и особенно полезен тем, у кого большой ассортимент продуктов и часто бывают очереди из покупателей.
Помимо сканера и эквайринга предпринимателям могут понадобиться весы, денежный ящик и принтер для печати этикеток.
Рекомендации: для тех, кто финансово не готов к установке эквайринга, подойдёт приём оплаты через Систему быстрых платежей (СБП). Это современный способ приёма безналичной оплаты по QR-коду, банковский терминал не нужен. Пользователи МТС Кассы, например, могут выводить QR-код на экране аппарата или распечатывать его на чековой ленте. До конца года комиссия за платежи через СБП 0%, а далее будет составлять всего 0,4 — 0,7%.
4. Ошибки при работе на кассе
Проблемы могут возникать не только из-за неверных действий пользователей, но и из-за ошибок самого оборудования.
1. Нестабильный интернет
Если в месте торговли есть трудности с интернет-соединением, кассиры сталкиваются с такими проблемами:
- В ОФД не уходят чеки, а также коды Datamatrix с маркированных товаров;
- Невозможно принять оплату банковскими картами;
- Нет связи с ЕГАИС, а это грозит проблемами с реализацией алкоголя — без интернета продавать его можно всего три дня;
- Данные не передаются в программу товарного учёта.
На этот случай в современных онлайн-кассах предусмотрены разные виды интернет-связи, поэтому можно переключиться с одного на другой. Подводит wi-fi или проводной интернет? Переключитесь на мобильный — и нет проблем.
Рекомендации: существуют кассы, которые работают офлайн, то есть могут выбивать чеки без интернет-связи. Данные в ОФД они отправляют автоматически, как только произойдёт подключение к сети. Правда, для такой удобной кассы есть исключение: её нельзя использовать при продаже алкоголя.
2. Не отправляются чеки в ОФД
Эту проблему можно увидеть в отчёте о закрытии смены. Почему чеки не отправляются в ОФД?
- Перебои с интернетом в торговой точке.
- Не продлён договор с ОФД.
- Закончился срок действия фискального накопителя (ФН).
Что делать со связью вы уже знаете. Поговорим о сроке действия договора с оператором фискальных данных и сроке службы фискального накопителя, их нужно отслеживать самостоятельно. Для ОФД он обычно равен одному или трём годам, а для ФН — 15 месяцев или три года.
Некоторые компании, которые проводят активацию кассы, заранее уведомляют своих клиентов, что сроки поджимают. Но в любом случае бизнесмену лучше контролировать это самому. Например, поставить заблаговременное напоминание себе в календаре. Так вы убережёте себя от неприятных сюрпризов из-за чьей-то безответственности или забывчивости.
Кстати, в работе с фискальным накопителем тоже есть нюанс: у него ограничен не только срок службы, но и объём памяти. Причём второе может закончиться раньше.
Тут можно только посоветовать примерно посчитать количество чеков, которое вы выбиваете в месяц, и уже исходя из этого понять, будет ли объёма ФН достаточно для срока его службы в условиях вашего бизнеса.
Заглядывайте в личный кабинет ОФД, там хранится вся информация по ОФД и ФН.
Рекомендации: по истечении срока службы или памяти накопителя, его нужно заменить и перерегистрировать кассу в налоговой. Но старый накопитель не теряйте. В течение 5 лет он должен храниться у вас на случай налоговой проверки.
3. Не получается войти в личный кабинет ОФД
Раз упомянули личный кабинет ОФД, то поговорим и об этой проблеме. Она тоже достаточно популярна. Доступ к нему важен, ведь там хранится информация о фискальных документах, сроке замены ФН. Через личный кабинет ОФД предприниматели могут отслеживать состояние работы всех касс, подключённых к одному оператору.
Самая частая причина: пользователь забыл или неверно ввёл логин и/или пароль.
Рекомендации: в договоре с ОФД должен быть указан ваш email. Именно в нём вы найдёте письмо со ссылкой на ваш личный кабинет. Если возникли трудности с паролем, напишите в техподдержку оператора. Заранее подготовьте все документы, которые могут подтвердить не только вашу личность, но и факт владения кассой.
4. Не проходят продажи по банковским картам
Как правило, эта проблема связана с ошибками в настройке в момент подключения терминала эквайринга к онлайн-кассе.
Рекомендации: сначала проверяем все подключения —- проводные и беспроводные — терминала — к кассе, кассы — к интернету. Если там проблем нет, а оплата картами всё равно не проходит, стоит позвонить в техподдержку. Например, для клиентов МТС Кассы работает специальная кассовая поддержка, и можно обращаться сразу туда.
Товарный учёт
Предприниматели Москвы и Московской области больше не хотят загружать себя работой с тетрадями и таблицами Excel для учёта товаров, поэтому активно интересуются соответствующими программами.
Самый удобный вариант, когда программа интегрирована с кассой. Это обеспечивает автоматизацию учёта и минимизирует затраты времени на контроль бизнесмена за количеством товара и выручкой, а инвентаризация становится вполне приятным занятием.
Рекомендации: Чтобы делать себе жизнь проще сразу, а не спустя какое-то время, лучше купить кассу со встроенной товароучетной программой либо найти тот учётный сервис, с которым есть интеграция. И лучше начинайте работать с программой товарного учёта с первого дня открытия бизнеса. Ведь проще добавлять позиции постепенно, а не вбивать в один заход весь разросшийся за год ассортимент.
